Amikor pályázol, önéletrajzod mellé kérik, hogy csatolj kísérőlevelet vagy motivációs levelet. A két fogalmat gyakran szinonimaként használják, noha lehetne különbséget találni a kettő között. Azonban azt javasoljuk, hogy minden esetben motivációs levelet írj, mert lényegibb információkat tartalmaz rólad. A továbbiakban is ezt tárgyaljuk. A motivációs levél rövid, hivatalos levél egy fontos kiegészítő eszköze az életút leírásának, amellyel a jelentkező pályázatra és cél helyre szabottá teheti pályázatát és összefoglalja az önéletrajzban csak vázlatosan leírt szakmai képességeit. Ideális terjedelme maximum egy oldal. A motivációs levél világít rá a fontos dolgokra, melyek a megpályázott hely szempontjából hangsúlyosak lehetnek, mutat valamit a személyiségünkből, céljainkból, elért eredményünkből. Felkelti a figyelmet, és ösztönzi az olvasót az önéletrajz elolvasására, valamint annak részletesebb áttanulmányozására. Fontos, hogy választ adjon arra a kérdésre, hogy miért fontos számodra az adott lehetőség, milyen célokat szeretnél a tanulmányút alatt elérni.

A kísérőlevél feltétlenül tartalmazza az alábbiakat:

• • Cím, megszólítás (érdemes kinyomozni a felelős személy nevét, pozícióját – ha nem vagy biztos a névben, akkor inkább ne kockáztass!)
• • A hely, amit meg kívánsz pályázni – indokold meg, miért találod a kiírt helyet érdekesnek!
• • Motiváció, célok meghatározása (miért jelentkezel?). Itt néhány sort írhatsz magadról is, de elsősorban koncentrálj a kitűzött célokra.
• • Fejtsd ki, miért Te vagy a legmegfelelőbb az adott pályázatra: mutasd be magad röviden! Ha szükséges, ismertesd az önéletrajzot kiegészítő, a pályázat szempontjából lényeges információkat!
• • Írd alá kézzel!